Was die Auftragsbestätigung enthalten sollte
In einer Auftragsbestätigung sollten die wichtigsten Informationen rund um eine Lieferung im Vordergrund stehen. In dem Schreiben wird der vereinbarte Inhalt des Auftrags für den Kunden und das Unternehmen zusammengefasst.
Daher sollte die Bestätigung vor allem eines sein: kurz und knapp, aber mit den wichtigen Informationen.
Bestätigen Sie zunächst ausdrücklich, dass der entsprechende Auftrag eingegangen ist und geben Sie an, wie die Lieferung ausgeführt wird. Dabei empfiehlt es sich, das Datum des Auftrags, die vereinbarten Leistungen bzw. die vereinbarte Menge der Bestellung sowie den Preis für Ihren Auftrag zu nennen. Liefern Sie unterschiedliche Produkte unterschiedlicher Preise, bietet es sich zum besseren Verständnis an, die verschiedenen Preise für die verschiedenen Leistungen/Waren auch zu benennen. Damit schaffen Sie vor allem eins: Sicherheit für den Kunden, wie auch für Ihr Unternehmen.
Für eine Auftragsbestätigung auf Englisch steht Ihnen hier ein entsprechendes Muster zur Verfügung.
Aufträge bestätigen und Unklarheiten vermeiden
Auftragsbestätigungen kommen in diesem Falle die selbe Funktion wie ein Vertrag zu. Mit ihrem Schreiben bestätigen sie die rechtsverbindliche Beauftragung Ihres Unternehmens durch den Kunden. Wichtig ist in diesem Fall die unbedingte Nennung des Datums der Bestellung! Gerade bei Großkunden oder Unternehmen, mit denen man regelmäßig zusammenarbeitet, ist dieser Aspekt immens wichtig.
Nur so können Sie Ungereimtheiten und Verwirrung vorbeugen - und verhindern dass Unklarheit bezüglich ihres Auftrags besteht. Eine gute Auftragsbestätigungen fängt daher mit der Zeile "Ihr Auftrag vom …" an. So lässt sich jede Order einwandfrei zuordnen. Es macht zur besseren Orientierung des Adressaten außerdem Sinn einen Ansprechpartner zu benennen, falls rund um den Auftrag Fragen auftauchen.
Darum erspart ein Muster für die Auftragsbestätigung viel Zeit
Aus Gründen der Zeit- und Kostenersparnis ist es empfehlenswert, nicht jede Auftragsbestätigung neu zu erstellen. Gerade in großen Unternehmen, wäre das ein wahnsinnig zeitaufwendiges Unterfangen. Dazu kommt: Der Inhalt ändert sich zwar, die Form einer Auftragsbestätigung - oder "confirmation" wie es im Englischen heißt - bleibt aber gleich. Warum also bei jedem Auftrag ein neues Schreiben erstellen.
Deutlich effektiver ist eine Online-Vorlage zum Download, sei es PDF oder Word, die dann nur noch ausgefüllt werden muss. Hier existiert der Rahmen schon, nur interne Vermerke, die Daten des Empfängers oder vereinbarte Konditionen müssen ergänzt werden. Anschließend kann die Bestätigung des Auftrags die Firma auf dem Postweg verlassen. Besonders praktisch sind online verfügbare Vorlagen und Muster, die sich sowohl als PDF-Datei als auch im Word-Format downloaden lassen.
Diese Vorlagen und Muster für Auftragsbestätigungen enthalten alle essentiellen Inhalte und verfügen außerdem über ein ansprechendes Design - schließlich wollen Sie ja einen guten Eindruck beim Kunden hinterlassen, von der Akquise über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zur Ausführung des Auftrags.
Produktempfehlungen
Kunden kauften auch ...
