In der dynamischen Welt des Projektmanagements ist die Kanban-Methode ein bewährtes Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Flexibilität von Teams. Ursprünglich in der Automobilindustrie entwickelt, hat sich Kanban inzwischen in vielen Bereichen etabliert, von der Softwareentwicklung bis hin zu Marketingprojekten. In diesem Artikel werden wir die Grundlagen der Kanban-Methode erläutern und aufzeigen, wie sie erfolgreich in Projekten angewendet werden kann.

Was ist Kanban?

Das Wort “Kanban” stammt ursprünglich aus dem Japanischen und bedeutet “Signalkarte” oder “Tafel”. Hier bezeichnet man mit Kanban eine visuelle Methode des Projektmanagements, die darauf abzielt, den Workflow zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Dabei basiert die Methode auf einem einfachen Prinzip: Arbeitsaufgaben werden auf Karten geschrieben und durch verschiedene Phasen eines Projekts bewegt.

Grundprinzipien der Kanban-Methode

Die grundlegenden Prinzipien der Kanban-Methode sind simpel. Denn es geht darum eine Aufgabe oder ein Projekt in zuvor bestimmten Phasen zu begleiten. Daher sind die Grundprinzipien für die Arbeit im Projektmanagement gleich:

  • Visualisierung des Workflows: Der Workflow wird auf einem Kanban-Board visualisiert. Dieses Board ist in verschiedene Spalten unterteilt, die die Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, z.B. “To Do”, “In Progress” und “Done”.
  • Begrenzung von Work in Progress (WIP): Es wird eine maximale Anzahl von Aufgaben festgelegt, die sich gleichzeitig in einer Phase befinden dürfen. Dies hilft, Überlastungen zu vermeiden und den Fokus zu bewahren.
  • Fokussierung auf den Fluss: Das Ziel ist, den kontinuierlichen Fluss von Aufgaben zu fördern und Engpässe im Prozess zu identifizieren und zu beseitigen.
    Kontinuierliche Verbesserung: Teams werden ermutigt, ihren Prozess ständig zu überwachen und zu verbessern. Regelmäßige Reviews und Anpassungen sind ein zentraler Bestandteil.

Aufbau eines Kanban-Boards

Der Aufbau eines Kanban-Boards richtet sich nach den Abläufen bei der Bearbeitung der Aufgabe bzw. des Projekt. Das bedeutet, dass das Board sozusagen das Herzstück der Methode ist.  Es gliedert sich in mehrere Elemente:

  • Spalten: Jede Spalte repräsentiert eine Phase des Arbeitsprozesses. Die typische Struktur besteht aus “To Do”, “In Progress” und “Done”, kann aber je nach Projekt angepasst werden.
  • Karten: Jede Aufgabe wird auf einer Karte notiert. Diese Karten enthalten oft zusätzliche Informationen wie Verantwortliche, Deadlines und Prioritäten.
  • Swimlanes: Horizontale Linien auf dem Board, die verschiedene Kategorien von Aufgaben trennen können, z.B. verschiedene Projekte oder Teammitglieder.

Vorteile der Kanban-Methode

Die Anwendung der Kanban-Methode sorgt für maximale Transparenz und sorgt dafür, dass der Projektmanager den Überblick behält. Gleichzeitig kann auch das Team, dass die Aufgaben bearbeiten muss sich schnell einen Überblick verschaffen und jeder Mitarbeiter kann die eigenen Aufgaben schnell herausfiltern. Darüber hinaus verbessert das gemeinsame Arbeiten am Kanban-Board den Austausch und die Zusammenarbeit im Team.

Das Kanban ist leicht anpassbar und kann daher in verschiedenen Kontexten und Projektarten eingesetzt werden. Durch die Begrenzung von WIP und den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung werden Engpässe schneller erkannt und behoben.
Verbesserte Kommunikation: Das gemeinsame Arbeiten am Kanban-Board fördert den Austausch und die Zusammenarbeit im Team.

Implementierung von Kanban in deinem Projekt

Wer das erste Mal die Kanban-Methode anwendet, sollte sich an diese Grundregeln beim Ablauf halten:

  • Beginne mit dem, was du bereits tust. Erstelle ein Kanban-Board basierend auf deinem aktuellen Workflow. Bereits bei diesem Schritt identifiziert man in der Regel mögliche Engpässe.
  • WIP-Limits festlegen: Setze realistische WIP-Limits für jede Phase deines Workflows. Passe diese Limits bei Bedarf an, um eine optimale Balance zu finden. Work in Progress sollte tatsächlich in der Bearbeitung sein. Für Themen, die aufgrund unternehmerischer Entscheidungen zurückgestellt werden, kann eine gesonderte Spalte eingefügt werden.
  • Regelmäßige Überprüfung: Führe regelmäßige Meetings durch, um den Fortschritt zu besprechen und den Workflow kontinuierlich zu verbessern. Diese Meetings werden oft als “Kanban-Meetings” oder “Stand-ups” bezeichnet. Hier kann beispielsweise entschieden werden, ob bestimmte Aufgaben zurückgestellt oder priorisiert werden.
  • Tools und Software: Ein Kanban kann man zwar selbst erstellen. Einfacher ist es jedoch auf ein bestehendes Tool zurückzugreifen, um das Board online zu verwalten und den Überblick zu behalten.