Hierbei geht es vor allem darum, dass das sogenannte Feedbackgespräch so strukturiert wird, dass man dieses als wertvolles Werkzeug für die gemeinsame Arbeit nutzen kann. Doch wie genau läuft so ein Gespräch ab? Und wie sollten sich Arbeitgeber und Mitarbeiter darauf vorbereiten?

Vorbereitung als Arbeitgeber

Bereiten Sie sich auf konstruktives Feedback vor, das Sie dem Mitarbeiter während des Gesprächs geben möchten. Dies sollte sowohl Lob für gute Leistungen als auch konstruktive Kritik für Verbesserungsmöglichkeiten umfassen. Stellen Sie also sicher, dass alle relevanten Dokumente für das Gespräch vorbereitet sind, wie z.B. Leistungsberichte, Zielvereinbarungen oder Entwicklungspläne.

Holen Sie sich nach Möglichkeit Feedback von anderen Führungskräften oder HR-Mitarbeitern ein, um sicherzustellen, dass Ihre Vorbereitung angemessen ist und Sie alle relevanten Aspekte berücksichtigt haben.

Ihr Feedback können Sie mithilfe eines Formulars zur Mitarbeiterbeurteilung transparent zusammenfassen und weitergeben.

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs als Mitarbeiter

Wenn Sie als Mitarbeiter zu einem Mitarbeitergespräch geladen sind, bereiten Sie sich folgendermaßen vor:

  • Schreiben Sie Ihre Erfolge, Projekte, Herausforderungen auf und machen Sie sich Notizen darüber, wie Sie diese erfolgreich gemeistert hast. Identifizieren Sie dabei nicht nur Bereiche, in denen Sie besonders gut waren, sondern schauen Sie auch selbstkritisch auf Verbesserungspotenzial. Ideal ist es, hierzu auch Belege zu sammeln, sowie auch das Feedback von Kunden oder Kollegen einzubeziehen.
  • Nehmen Sie auch Bezug auf aktuelle Entwicklungen und Projekte im Unternehmen und informieren Sie sich auch über solche Themen, die Ihre Abteilung ggf. nicht direkt betreffen.
  • Zeigen Sie durch die gute Vorbereitung und angemessene Kleidung, dass Sie den Termin ernst nehmen und denken Sie daran im Gespräch aktiv zu stellen, womit Sie Ihr Interesse belegen können.

Die drei Phasen des Feedbackgesprächs

Im Folgenden stellen wir Ihnen nun einen möglichen Gesprächsablauf für jährliche Mitarbeitergespräche vor.

Beginnen Sie zunächst mit etwas Smalltalk. Dies dient vor allem der Auflockerung des Gesprächs und sollte im Idealfall beidseitigen Stress abbauen.

Phase 1: Analyse und Feedback

In der ersten Phase geht es vor allem darum die bisherigen Leistungen des Mitarbeiters analytisch zu bewerten. Wichtig hierbei ist auch das Miteinbeziehen von bisherigen Erfolgen und Zielerreichungen. Es geht also grundsätzlich darum dem Arbeitnehmer ein nachvollziehbares Feedback zu seinen Leistungen zu geben.

Phase 2: Zielsetzung und Planung

In der zweiten Phase sollten vor allem die zukünftige Aufgabenplanung und dahingehend auch mögliche Ziele ausformuliert werden. Um die genannten Ziele auszuformulieren empfiehlt sich die SMART-Methode.

Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr darüber, wie Sie Ziele so formulieren, dass Sie diese auch erreichen können.

Phase 3: Zukunftsperspektive

In der dritten Phase geht es vor allem darum auf mögliche Wünsche des Mitarbeiters einzugehen. Diese könnten thematisch in Bezug auf Weiterbildungen, Förderungen und auch sonstige Entwicklungsoptionen ausgelegt sein. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie Ihren Arbeitnehmern das nötige Gehör verschaffen, damit diese sich ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen. Dies bietet in Hinblick auf das vorherrschende Arbeitsklima eine tolle Möglichkeit der Verbesserung.

Abschluss für jährliche Mitarbeitergespräche

Zum Abschluss sollten Sie alle angesprochenen Punkte noch einmal mit dem Mitarbeiter durchgehen, um offene Fragen zu klären. Halten Sie dann die wichtigsten Vereinbarungen schriftlich fest, um den Gesprächsverlauf zu dokumentieren. Im Anschluss sollten Sie vereinbarte Maßnahmen direkt in die Wege leiten.