Ziel dieser Neuerung ist es, die Digitalisierung voranzutreiben, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B), aber auch den öffentlichen Sektor. Doch was bedeutet das konkret? Wer ist betroffen, welche Formate sind zulässig, und gibt es Ausnahmen oder Übergangsregelungen?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Es muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässige Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Einfachere Formate wie PDF oder Bilddateien (z. B. JPG oder TIFF) erfüllen diese Kriterien nicht und gelten nicht als E-Rechnung.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen betrifft Unternehmen im B2B-Bereich: Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, von anderen Unternehmen E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für öffentliche Auftraggeber gilt diese Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen bereits seit 2020.
Welche Übergangsregelungen gelten Für die E-Rechnung
Um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse zu geben, gelten folgende Übergangsfristen:
Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und einfache elektronische Formate (z. B. PDF) dürfen weiterhin genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die Verpflichtung gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnungserstellung gilt nicht uneingeschränkt. Folgende Ausnahmen sind vorgesehen:
- Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen unter 250 Euro gilt die Verpflichtung nicht.
- Privatpersonen: Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der Regelung ausgenommen.
- Besondere Umstände: In bestimmten Ausnahmefällen, wie etwa bei technischen Hindernissen oder außergewöhnlichen Notfällen, können abweichende Regelungen getroffen werden.
Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses sollen Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt werden. Darüber hinaus erleichtert die standardisierte Rechnungsstellung die Prüfung durch Finanzämter und minimiert Betrugsmöglichkeiten. Schließlich wird auch noch auf den Umweltschutz verwiesen: Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und schont die Umwelt.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen frühzeitig ihre internen Prozesse anpassen und prüfen, ob ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten erstellen und empfangen können. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern und Softwareanbietern ist empfehlenswert, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.
