Wann genügt ein einfaches Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis führt lediglich die wichtigsten Punkte des Arbeitsverhältnisses aus, ganz ohne wertendes Urteil. Es handelt sich letztlich eher um eine Arbeitsbescheinigung. Bei sehr kurzen Arbeitsverhältnisses oder auch Studentenjobs kann ein einfaches Arbeitszeugnis ausreichen. Benötigt der Arbeitnehmer jedoch das Dokument für spätere Bewerbungen, empfiehlt es sich immer, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu fordern. Denn bei längeren Arbeitsverhältnissen könnte ein einfaches Arbeitszeugnis beim Leser den Eindruck erwecken, dass der Arbeitnehmer verhaltensbedingt gekündigt wurde. Als Arbeitnehmer sollte man sich daher grundsätzlich nicht mit einem einfachen Arbeitszeugnis abspeisen lassen.
Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus?
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften zum Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Dennoch gibt es einen Standard, der sich in der Praxis entwickelt hat und von dem der Arbeitgeber nicht abweichen sollte. Es beginnt bei der Überschrift: Schreiben Sie immer “Arbeitszeugnis” über den Text. Es folgt die Eingangsformel. Darin führen Sie die Personalien des Arbeitnehmers, dessen Position und Beschäftigungsdauer auf. Danach kommt eine kurze Vorstellung des Unternehmens, damit ein branchenfremder Leser eine Vorstellung von der Firma bekommen kann. Im Anschluss daran fügen Sie eine vollständige Beschreibung der Aufgaben des Arbeitnehmers ein. Hier gibt es bereits die ersten Fallstricke im Arbeitszeugnis. Denn aus der Aufgabenbeschreibung darf sich noch keine Bewertung ergeben.
Um späteren Streit zu vermeiden, sollten Sie die Tätigkeitsbeschreibung mit dem ausscheidenden Mitarbeiter absprechen. Übrigens: Je nach Tätigkeit kann der Übersichtlichkeit wegen auch mit Stichpunkten gearbeitet werden.
Wenn sich die Aufgaben des Arbeitnehmers im Laufe des Arbeitsverhältnisses gewandelt haben, machen Sie dies durch eine chronologische Aufzählung deutlich. Nennen Sie generell aber immer die wichtigsten Tätigkeiten zuerst und die weniger verantwortliche Aufgaben weiter unten. Achtung: Selbstverständlichkeiten dürfen keinen Platz in der Tätigkeitsbeschreibung finden. Schreibt man beispielsweise in das Zeugnis, dass der Koch auch für die Reinigung seines Arbeitsplatzes zuständig war, hinterlässt das beim Leser Fragen.
Leistungsbeurteilung im qualifizierten Arbeitszeugnis
Die Leistungsbeurteilung bildet den Kern eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Achten Sie auch hier ist auf die Reihenfolge. Unwichtige und selbstverständliche “Leistungen” erwähnen Sie besser gar nicht. Denn hieraus könnte der Leser folgern, dass der Arbeitnehmer ansonsten wenig Leistung erbracht hat. Falls der Arbeitnehmer eine Leitungsposition innehatte, dann muss das Arbeitszeugnis auch Bezug auf die Führungsleistungen nehmen. Zu empfehlen ist, den Abschnitt Leistungsbeurteilung mit einer Zusammenfassung abzuschließen. An dieser Stelle wird üblicherweise die Bewertung “jederzeit zur vollsten Zufriedenheit” in unterschiedlichen Abstufungen erbracht. Danach wäre noch auf das Sozialverhalten des Arbeitnehmers einzugehen. Auch hier hat sich eine Reihenfolge etabliert: An erster Stelle beurteilen Sie das Verhalten dem Vorgesetzten gegenüber.
Bei Führungskräften folgt dann das Verhalten den Mitarbeitern gegenüber. Danach erst nennen Sie die Kollegen. Falls der Arbeitnehmer auch Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern hatte, führen Sie dann im nächsten Satz eine Beurteilung der Außenkontakte an. Das Arbeitszeugnis endet mit der Nennung des Beendigungsgrundes und der Schlussformel. Unterschrift und Datum sind zwingender Bestandteil des Arbeitszeugnisses. Das Ausstellungsdatum muss nah am Datum der Vertragsbeendigung liegen, da der Leser ansonsten Vermutungen über einen Streit vor dem Arbeitsgericht anstellen könnte. Wichtig: Als Arbeitnehmer sollte man auf die Vollständigkeit des Arbeitszeugnisses achten. Fehlt einer der genannten Punkte, so kann dahinter eine Absicht des Arbeitgebers stehen.
Das versteckt sich zwischen den Zeilen im Arbeitszeugnis
In einem Arbeitszeugnis dürfen keine Schulnoten benutzt werden und offen negative Bewertungen sind verboten. Einen Arbeitnehmer, der stets überdurchschnittliche Leistungen erbracht hat möchte man als Arbeitgeber aber vielleicht besonders loben. Für einen Mitarbeiter, der nie pünktlich war und dessen Arbeitsmoral zu wünschen übrig ließ, hat man dagegen selten ein wohlwollendes Wort übrig. Wie gelingt es einem begeisterten oder auch frustrierten Arbeitgeber also, seinen echten Eindruck vom Arbeitnehmer zu übermitteln? In der Sprache der Arbeitszeugnisse hat sich im Laufe der Jahrzehnte eine Art “Geheimsprache” entwickelt, die dem geschulten Personaler ein objektives Bild des Bewerbers vermitteln soll. Die Verwendung solcher Geheimcodes ist jedoch heikel und wird vom Arbeitsgericht oft gekippt.
Doch denken Sie daran: Nur wenn der Arbeitnehmer die Geheimsprache überhaupt erkennt, wird er sich an das Arbeitsgericht wenden! Arbeitgeber haben also gute Chancen mithilfe geschickter Formulierungen im Arbeitszeugnis eine „ungeschminkte“ Beurteilung abzugeben. So kann man das Zeugnis mit geheimen Botschaften spicken, die anhand bestimmter Formulierungen herausgelesen werden können.
Herumgesprochen hat sich bei den meisten, dass ein Mitarbeiter, der mit seiner “Geselligkeit” für eine “Verbesserung des Betriebsklimas” sorgte, in Wahrheit dem Alkohol zugeneigt war. Dass ein “umgänglicher und kontaktbereiter” Mitarbeiter vom Arbeitgeber als ein unbeliebter Einzelgänger eingeschätzt wurde, ist schwieriger zu erraten. Wird im Arbeitszeugnis die Pünktlichkeit lobend erwähnt, verbirgt sich dahinter die Aussage, dass man ansonsten nicht viel Positives zu berichten hat. Dies gilt für sämtliche Hervorhebungen von selbstverständlichem Verhalten. Ein Koch, der immer auf die Hygiene achtete, hat wohl ansonsten keine besonderen Fähigkeiten vorweisen können. Wünscht ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf seinem weiteren Weg alles Gute und Gesundheit, bedeutet dies übersetzt: Vorsicht vor krankheitsbedingten Fehlzeiten.
Fazit: Wenn das Arbeitsverhältnis im Streit endet, sollte man als Arbeitnehmer einen Experten mit der Prüfung des Zeugnisses beauftragen.
Ein Arbeitszeugnis müssen Sie anfordern
Viele Arbeitnehmer denken, dass der Arbeitgeber Ihnen automatisch ein Arbeitszeugnis ausstellen muss, wenn sie aus dem Betrieb ausscheiden. Dies ist nicht der Fall. Der Arbeitnehmer hat zwar einen Anspruch auf ein Zeugnis, er muss diesen aber ausdrücklich anmelden. Wenn Sie ein Arbeitszeugnis fordern, sollten Sie dem Arbeitgeber gegenüber klarstellen, ob es sich um ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis handeln soll. Für Zeugnisse von Auszubildenden gelten allerdings Besonderheiten: § 16 Berufsbildungsgesetz bestimmt, dass Auszubildende bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses den Ausbildungsbetrieb nicht extra auffordern müssen. Vielmehr muss der Ausbilder von sich aus ein schriftliches Arbeitszeugnis ausstellen.
Allerdings nur ein einfaches Arbeitszeugnis, es sei denn der Azubi wünscht sich ausdrücklich etwas anderes. Auszubildende dürfen also ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen. Wichtig: Auch Arbeitnehmer, die auf eigenen Wunsch gekündigt haben oder fristlos entlassen wurden behalten einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
Wann ist das Arbeitszeugnis fällig?
Auf Anforderung muss das Zeugnis unmittelbar bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Wer nach dem Ausscheiden aus einem Betrieb nahtlos einen neuen Job antritt, verliert leider den Anspruch auf das Arbeitszeugnis oft zunächst mal aus den Augen. Man vergisst beim Arbeitgeber nachzuhaken oder erreicht niemanden im Personalbüro. Teilweise sichern Arbeitgeber das Arbeitszeugnis zu, schicken es dann aber doch nicht oder verlangen vom Arbeitnehmer, dass er ihnen einen Entwurf erstellt. So gehen die Tage ins Land und das Arbeitszeugnis wird vergessen. Doch spätestens bei der nächsten Bewerbungsphase fällt die Lücke dann auf.
Doch besteht der Anspruch dann eigentlich noch? Darf ich noch nach Monaten oder sogar Jahren auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis pochen? Die Frage lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Von Gesetzes wegen verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis regelmäßig erst nach drei Jahren. Doch Vorsicht: Viele Arbeitsverträge oder Tarifverträge sehen verkürzte Ausschlussfristen vor. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer oftmals bereits drei Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses seinen Anspruch bei Arbeitgeber anmelden muss. Folgt keine Reaktion hat der Arbeitnehmer dann weitere drei Monate Zeit, das Arbeitszeugnis vor dem Arbeitsgericht einzuklagen.
Finden sich keinerlei Sonderregelungen, dann haben Arbeitnehmer in der Theorie drei Jahre Zeit, um ein Arbeitszeugnis einzuklagen. Dennoch: Sie sollten das Arbeitszeugnis nach Möglichkeit sofort anfordern, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Zum einen könnte der Arbeitgeber Verwirkung einwenden, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise nach der ersten Forderung eines Zeugnisses nie nachgehakt hat und erst Jahre später versucht das Zeugnis einzuklagen. Zum anderen können natürlich personelle Veränderungen in der alten Firma dazu führen, dass die Beurteilung nur noch oberflächlich anhand der Personalakte erfolgen kann. Die Beweisführung im Streitfall ist für den Arbeitnehmer dann in jedem Fall erschwert.
Arbeitszeugnis abholen?
Das Bundesarbeitsgericht musste sich bereits im Jahre 1995 mit der Frage befassen, ob der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber abholen muss. Eine ehemalige Arbeitnehmerin hatte nach einem Streit mit dem Arbeitgeber verlangt, dass der Arbeitgeber es ihr per Post zusendet. Die Richter kamen zu dem Ergebnis, dass grundsätzlich die Pflicht zur Abholung des Zeugnisses durch den Arbeitnehmer besteht (Az. 5 AZR 848/93). Nur in Fällen, in denen die Abholung für den ehemaligen Arbeitnehmer mit unverhältnismäßigen Belastungen verbunden wäre, muss der Arbeitgeber das Zeugnis verschicken. Solche Ausnahmen sind beispielsweise gegeben, wenn der Arbeitnehmer unterdessen in eine entfernte Stadt gezogen ist. Ein vorheriger Streit zwischen den Parteien sei jedoch kein Argument für Unzumutbarkeit der Abholung, urteilten die Richter. Denn der Arbeitnehmer muss das Zeugnis ja nicht persönlich abholen, sondern kann einen Bevollmächtigten schicken.
Die richtige Form im Arbeitszeugnis einhalten
Besonders in sehr kleinen Unternehmen wird beim Arbeitszeugnis manchmal nicht auf die Form geachtet. Ein Arbeitszeugnis, das komplett mit der Hand geschrieben wurde oder Spuren von Tipp-Ex aufweist ist in der Praxis leider keine Seltenheit. Wenn die Parteien im Streit auseinandergegangen sind, zeigt der Arbeitgeber oft wenig Sorgfalt beim Erstellen des Arbeitszeugnisses. Doch die Rechtsprechung stellt nicht nur Anforderungen an die Formulierung des Arbeitszeugnisses, sondern an auch an die richtige Form! So muss das Arbeitszeugnis unbedingt auf dem aktuellen Firmenpapier ausgedruckt werden. Das Papier darf nicht zerknittert oder befleckt sein. Das Datum auf dem Zeugnis muss dicht am Datum der Beendigung des Arbeitsvertrages liegen.
Die Unterschrift muss von einer Person geleistet werden, die für die Firma unterschriftsbefugt ist, also beispielsweise dem Geschäftsführer oder Vorstand oder von einem Prokuristen. Die Unterschrift eines einfachen Abteilungsleiters kann nur ausreichen, wenn dieser der direkte Vorgesetzte war und im Zeugnis die Position näher bezeichnet wird. Aber auch die Unterschrift muss formal korrekt sein.
Der Unterschreibende muss so unterzeichnen, wie er es auch sonst in geschäftlichen Angelegenheiten tut. Das Landesarbeitsgericht Hamm musste zum Beispiel einmal beurteilen, ob eine diagonal abfallende Unterschrift auf einem qualifizierten Arbeitszeugnis zulässig ist. Die klagende Arbeitnehmerin hatte darin eine Abwertung gesehen. Hintergrund war, dass der Arbeitgeber das Zeugnis widerwillig und erst nach einem längeren Rechtsstreit erteilt hatte. Das LAG Hamm gab der Klägerin Recht. Denn im Geschäftsverkehr sei eine diagonale Unterschrift unüblich und veranlasse den Leser dazu über den Inhalt des Arbeitszeugnisses nachzugrübeln und an dessen Ernsthaftigkeit zu zweifeln (Az. 4 Ta 118/16).
Wann kann ich ein Zwischenzeugnis anfordern?
Es gibt unterschiedliche Motive für den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis gibt es allerdings nicht. Teilweise ist ein solcher in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgelegt. Die Rechtsprechung billigt den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ansonsten nur, sofern der Arbeitnehmer berechtigte Gründe geltend machen kann. Im Zweifel muss ein Arbeitsgericht immer im Einzelfall bewerten, ob ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht oder der Arbeitnehmer auf ein Arbeitszeugnis warten muss. Es müssen die näheren Umstände abgewogen werden. Gefestigt ist die Rechtsprechung dahingehend, dass ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht, wenn es zu einer wesentlichen Änderung der Arbeitsaufgaben (z.B. Wechsel der Abteilung) des Arbeitnehmers kommt. Auch ein Wechsel des direkten Vorgesetzten ist ein berechtigter Grund für die Forderung nach einem Zwischenzeugnis.
Ebenso kann die Bewerbung auf eine andere Stelle in der Regel einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis begründen. Diese Begründung ist in der Praxis vor allem bei Arbeitsverhältnissen relevant, in denen es bereits eine Kündigung gibt und der Arbeitnehmer sich entsprechend bewerben muss. Bei ungekündigten Arbeitsverhältnissen, fordern manche Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis an, um in Gehaltsverhandlungen mit dem Arbeitgeber einzusteigen.
Zwischenzeugnis immer im Präsens
Bei der Formulierung eines Zwischenzeugnisses muss unbedingt auf die Verwendung des Präsens geachtet werden. In der Schlussformel sollte der Arbeitgeber darauf hinweisen, dass er sich weiterhin auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit wünscht. Außerdem sollte aus dem Inhalt des Zwischenzeugnisses ersichtlich sein, aus welchem Anlass dieses ausgestellt wurde.
Finden sich keinerlei Sonderregelungen, dann haben Arbeitnehmer in der Theorie drei Jahre Zeit, um ein Arbeitszeugnis einzuklagen. Dennoch: Sie sollten das Arbeitszeugnis nach Möglichkeit sofort anfordern, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Zum einen könnte der Arbeitgeber Verwirkung einwenden, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise nach der ersten Forderung eines Zeugnisses nie nachgehakt hat und erst Jahre später versucht das Zeugnis einzuklagen. Zum anderen können natürlich personelle Veränderungen in der alten Firma dazu führen, dass die Beurteilung nur noch oberflächlich anhand der Personalakte erfolgen kann. Die Beweisführung im Streitfall ist für den Arbeitnehmer dann in jedem Fall erschwert.
Arbeitszeugnis einklagen? Wie geht das eigentlich?
Sofern es keine besonderen tariflichen oder betrieblichen Fristen gibt, kommt der Arbeitgeber in Verzug, wenn er das Arbeitszeugnis nach Aufforderung des Arbeitnehmers nicht zeitnah ausstellt. Der Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit, direkt vor das Arbeitsgericht zu ziehen. Er sollte allerdings im Vorfeld darauf achten, dass er einen Nachweis dafür erbringen kann, dass vom Arbeitgeber tatsächlich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt hatte. Auch muss er dem Arbeitgeber eine angemessene Frist einräumen. Auch wenn es zum die Inhalts oder Form des Arbeitszeugnisses Streitigkeiten gibt, wenden Sie sich an das Arbeitsgericht. In der ersten Instanz benötigen weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer vor den Arbeitsgerichten einen Rechtsanwalt.
Das Kostenrisiko für eine Klage ist zunächst überschaubar. Denn laut § 12 a ArbGG muss im Fall des Unterliegens die unterlegene Partei der anderen Seite die Kosten nicht erstatten. Es trägt somit jeder seine eigenen Kosten.
Arbeitsgerichte sind für die Prüfung von Arbeitszeugnissen zuständig
Arbeitnehmern soll durch diese Regelung der Weg vor das Arbeitsgericht erleichtert werden. Wer sich gegen ein ungerechtes Arbeitszeugnis wehren will, muss in seiner Klageschrift genau aufführen was berichtigt werden soll und aus welchen Gründen. Verhältnismäßig einfach ist dies, wenn es um den Inhalt des Aufgabenbereichs des Arbeitnehmers oder die äußerliche Form geht. Schwieriger wird es, wenn die Beurteilung umstritten ist. Denn das Arbeitsgericht muss dem Arbeitgeber einen gewissen Beurteilungsspielraum einräumen. Eindeutig negative Äußerungen oder fehlende Elemente muss der Arbeitgeber aber in jedem Fall berichtigen. In der Praxis ist die Verteilung der Beweislast entscheidend.
Der Arbeitgeber muss lediglich beweisen, dass das Arbeitszeugnis vollständig ist und den Tatsachen entspricht. Wenn der Arbeitnehmer sich selbst als überdurchschnittlich einschätzt, dann muss er dies entsprechend belegen, zum Beispiel durch Zeugen. Wenn er dazu firmeninterne Unterlagen benötigt (beispielsweise Verkaufsstatistiken), muss wiederum der Arbeitgeber diese ggf. herausgeben. Kommt das Gericht zu dem Ergebnis, dass das Arbeitszeugnis nicht korrekt war, ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Arbeitszeugnis nach den Vorgaben des Gerichts noch einmal auszustellen. Das Gericht kann im Urteil genaue Vorgaben für die Formulierungen im Arbeitszeugnis machen. Der Arbeitnehmer sollte darauf achten, dass das Arbeitszeugnis zurückdatiert wird, damit der Leser keine Rückschlüsse auf Streitigkeiten ziehen kann.
Muss ich mein Arbeitszeugnis selber schreiben?
Auch wenn dies in vielen Betrieben so üblich ist: Als Arbeitnehmer müssen Sie Ihr Zeugnis nicht selbst schreiben. Der ehemalige Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Ihnen mit aller Sorgfalt ein Arbeitszeugnis zu schreiben. Sie können dieses Zeugnis dann prüfen und gegebenenfalls Berichtigungen anfordern. Wenn Sie sich dazu entschließen, ein Arbeitszeugnis selbst zu schreiben, empfehlen wir Ihnen, sich professionelle Unterstützung bei der Formulierung zu suchen. Am besten besorgen Sie sich ein Arbeitszeugnis Beispiel aus der jeweiligen Branche. Denn bei einem Arbeitszeugnis kommt es auf die korrekte Wortwahl und den richtigen Aufbau an.
Enthält das Arbeitszeugnis Formulierungen, die in der jeweiligen Branche nicht geläufig sind, könnte der Leser den Eindruck erhalten, dass ein Laie das Zeugnis selbst geschrieben hat. Schlimmer noch: Unabsichtlich könnten Sie aufgrund der falschen Wortwahl einen negativen Klang in Ihr Arbeitszeugnis bringen. Denn viele Formulierungen, die im Alltag gebräuchlich und positiv belegt sind, gelten in der Welt der Arbeitszeugnisse als Warnungen an den potentiellen neuen Arbeitgeber.
Als Arbeitnehmer sollte man daher sicherstellen, dass das Arbeitszeugnis keine Codes enthält. Ein Arbeitszeugnis Generator kann einem juristischen Laien dabei helfen, ein korrektes qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen. So stellt man sicher, dass nur geläufige Formulierungen im Arbeitszeugnis auftauchen und der Leser nicht durch doppeldeutige Aussagen irritiert wird.