Gerne geben wir Ihnen an dieser Stelle einen Überblick zu den wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit Datenschutz Homeoffice.
Tipp: Sobald Sie die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen, sollten Sie immer die Vorlage Datenschutzvereinbarung Homeoffice verwenden, um sich rechtlich abzusichern.
Datenschutz im Homeoffice – ausschließlich Hard- und Software des Unternehmens nutzen
Stellen Sie Mitarbeitern Laptops oder zumindest die Möglichkeit zur Verfügung, sich über den eigenen Rechner von zu Hause aus in das Firmennetzwerk einzuwählen und somit keine Daten auf dem Privatgerät zu speichern. Trennen Sie per Arbeitsanweisung Arbeit und Freizeit strikt voneinander, auch wenn es noch so verlockend ist: Der Firmenlaptop wird nicht privat genutzt. Gleiches sollte für Mobiltelefone und weitere Geräte wie z.B. Notepads gelten, um den Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten. Bei Formblitz finden Sie hierzu Vorlagen.
Datenspeicherung, Ausdrucke, USB-Sticks: So sorgen Sie für Datenschutz im Homeoffice
Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich in das Firmennetzwerk Ihres Unternehmens einwählen können (z.B. mittels VPN-Verbindung), dann lassen Sie die Daten dort abspeichern. Alles, was nicht zu Hause vorliegt, kann dort auch nicht verloren gehen, verändert werden oder in falsche Hände geraten.
Lassen Sie zu Hause möglichst keine Dokumente für die Firma ausdrucken! Wenn es sich nicht vermeiden lässt, sollten diese Dokumente in einem Ordner gesammelt und in einem Schrank eingeschlossen werden, wenn sie nicht direkt gebraucht werden.
Ausdrucke, die nicht mehr benötigt werden, sollten dabei nicht einfach in den Papierkorb geworfen werden. Ein Aktenvernichter („Papier-Schredder“) ist hierfür die erste Wahl. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter wenn notwendig bei der Anschaffung.
Geben Sie eine Anweisung, Laptops / PCs vor fremden Zugriff zu sperren, wenn nicht daran gearbeitet wird. Auf Windows-Systemen sollte zumindest das Tastaturkürzel „Windows-Taste + L“ genutzt werden, sobald das Gerät zur Seite gelegt wird, so dass der Anmeldebildschirm erscheint und ein Passwort eingegeben werden muss.
Ihre IT hat ja sicher ein verpflichtendes Passwort vorgeschrieben…? Natürlich darf dieses Passwort nicht aufgeschrieben sein und sollte nur dem Nutzer alleine bekannt sein.
Betriebssysteme müssen stets auf den aktuellen Stand gehalten werden. Ein aktueller Virenscanner sollte verpflichtend installiert sein. Unterbinden Sie, soweit möglich und sinnvoll, dass Firmendaten auf einem USB-Stick gespeichert werden! Wie leicht wird so ein Stick mal in einen anderen PC eingesteckt, gedankenverloren gelöscht, kopiert, gestohlen…
Untersagen Sie an Firmenrechnern die Nutzung privater USB-Sticks! Unbemerkt könnte ein PC-Virus übertragen werden und die Hard- oder Software schädigen, Daten verfälschen, unzugänglich machen oder sie simpel an Dritte versenden.
Führen Sie Videokonferenzen ohne externe Zuhörer
Seit der Pandemie haben Skype, Hangout und Co. Hochkonjunktur, viele Besprechungen finden per „Video-Schalte“ statt. Praktisch, aber auch mit Vorsicht zu genießen. Zum Beispiel in einer dicht besiedelten Umgebung sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter z.B. sicherstellen, dass die Fenster während des Gesprächs geschlossen sind und so eventuell sensible Daten nicht von Fremden mitgehört werden können.
Netzwerk möglichst stark verschlüsseln
Immer noch gibt es eine Reihe von privaten W-Lan-Netzen, die entweder gar nicht oder mit einem veralteten System verschlüsselt sind. Achten Sie hier auf den Stand der Technik, sonst kann ein Fremder ganz bequem von der Straße oder einer Nachbarwohnung aus alle Daten aus dies Netzwerk auslesen – ohne, dass Sie es überhaupt mitbekommen. Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, sich hier dem aktuellen Stand der Technik anzupassen. Bieten Sie, wenn notwendig, Hilfe bei der Umstellung an.
Kann Arbeit von zu Hause aus – das sogenannte Homeoffice – angeordnet werden?
Nein. Sofern im Arbeitsvertrag das Homeoffice nicht ausdrücklich vereinbart wurde, darf der Arbeitgeber nicht einseitig Homeoffice anordnen. Die Arbeit im Homeoffice wird normalerweise über den Arbeitsvertrag Homeoffice geregelt. Findet sich in diesem kein Passus zur Heimarbeit, dann kann der Arbeitgeber diese nicht einseitig anordnen. Aunahme: Es gibt faktisch keine Alternative, die Arbeit zumindest teilweise aufrecht zu erhalten, so wie zu Corona-Zeiten.
