Laut Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt Resturlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausdrücklich auf den offenen Urlaubsanspruch hingewiesen hat und der Arbeitnehmer die Möglichkeit hatte, den Urlaub zu nehmen (BAG, Az.: 9 AZR 266/20). 

Die wichtigsten Hinweise für Arbeitgeber:

Diese drei Punkte müssen Arbeitgeber zur Hinweispflicht auf Resturlaub beachten, damit der Urlaub verfällt:

Hinweispflicht: Arbeitgeber müssen schriftlich auf Resturlaub hinweisen und bestätigen lassen, dass der Arbeitnehmer diesen Hinweis zur Kenntnis genommen hat.

Zeitliche Orientierung: Spätestens im September/Oktober sollten offene Urlaubsansprüche geklärt und die betroffenen Mitarbeiter informiert werden.
Beweislast: Der Arbeitgeber trägt im Streitfall die Beweislast für den Hinweis. Auch ein freiwilliger Verzicht auf Resturlaub muss klar dokumentiert werden.

Urlaub ins Folgejahr übertragen und Abgeltung

Urlaub kann in vielen Fällen ins Folgejahr übertragen werden, oft jedoch nur bis Ende des ersten Quartals. Eine Auszahlung des Resturlaubs ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich. Innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ist Urlaub zur Erholung vorgesehen und kann grundsätzlich nicht ausbezahlt werden.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Nutzen Sie für Ihre Personalabteilung eine Vorlage zum Hinweis auf Resturlaub, um Ihre Arbeitnehmer zur Abgabe eines Urlaubsantrags aufzufordern.

Individuelle Vereinbarungen treffen

Falls es aus betrieblichen Gründen oder auch aufgrund privater Umstände des Mitarbeiters nicht möglich ist, den Urlaub noch im laufenden Urlaubsjahr zu nehmen, müssen Sie eine Lösung finden. Setzen Sie sich zusammen und planen Sie weiteren Schritte. Sie können ggf. auch vereinbaren, den Resturlaub auszuzahlen. Treffen Sie in jedem Fall eine individuelle Vereinbarung oder regeln Sie auf betrieblicher Ebene, wie mit den Resturlaubsansprüchen im Betrieb vorgegangen wird. 

Auszahlung von Urlaubsansprüchen bleibt Ausnahme

Wichtig: Im Zweifel kann man den Urlaub ins nächste Jahr mitnehmen. Der Gesetzgeber sieht nicht vor, dass der Arbeitgeber im laufenden Arbeitsverhältnis den Urlaub auszahlt. Denn der Urlaub soll ja der Erholung und damit der Gesundheit dienen. Nur für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis endet, bevor der Urlaub genommen werden kann, darf der Arbeitnehmer eine Urlaubsabgeltung verlangen. Sie müssen als Arbeitgeber also keinesfalls darauf eingehen, wenn ein Beschäftigter lieber Geld statt Urlaub hätte, sofern Sie ihm die Möglichkeit geben, seinen Urlaub zu nehmen.