Informationspflichten nach DSGVO treffen jeden, der die Daten von Drittenerfasst, bearbeitet und übermittelt. Egal, ob es sich um eine Datenverarbeitung im Rahmen einer schon bestehenden Geschäftsbeziehung handelt oder ein Vertrag noch gar nicht zustande gekommen ist. Auch Bewerber oder Interessenten, die bei Ihnen eine E-Mailadresse, den Namen oder eine Telefonnummer hinterlassen, müssen umfassend aufgeklärt werden. Wo, wie, wozu und wie lange werden die persönlichen Angaben verwendet? Immer dann, wenn Sie als Händler, Vereinsgeschäftsführer, Arbeitgeber oder Vermieter Daten aufnehmen, müssen Sie diesen Personen mitteilen, was mit den Daten passiert. Und zwar in einer für Laien verständlichen Sprache und in übersichtlicher Form. Mithilfe von DSVO Vorlagen wie der Einwilligung Datenschutz als Vorlage und einer Muster Datenschutzerklärung, können Sie Ihre Angaben in die richtige Form bringen. Sie erhalten eine ordentliche Gliederung mit den erforderlichen Angaben, die Sie nur noch ergänzen müssen. Ein transparenter Umgang mit dem Thema Datenschutz schafft bei Ihren Vertragspartnern Vertrauen. Beachten Sie, dass eine Vorlage nach DSGVO noch individuell zu ergänzen ist. Wenn Sie zum Beispiel einen Online-Shop betreiben, sollten Sie im Vorfeld klären, welche automatisierten Abläufe im Hintergrund laufen. Kommen Plug-Ins und Analysetools zum Einsatz, dann werden von sol-chen Diensten oft auch personenbezogene Daten automatisiert erfasst. Darüber muss der Nutzer einer Webseite aufgeklärt werden. Jeder, der Ihren Online-Shop besucht – selbst wenn er nichts kauft – muss ohne Umwege diese Informationen zum Datenschutz einsehen können. Das bedeuet: Auf Startseite und auf jeder Unterseite muss die Datenschutzinformation direkt mit einem Klick abrufbar sein. Die Information enthält nicht nur den Zweck, den Umfang und die Weitergabe der Daten. Als Verantwortlicher nach DSGVO müssen Sie Ihren Gegenüber auch umfassend über seine Rechte aufklären. Nutzen Sie unser Muster nach DSGVO, um Auskunftsrechte, Löschungsrechte oder Widerspruchsrechte rechtlich korrekt zu formulieren. Sie können die Datenschutz Vorlage als DOC oder PDF direkt auf Ihrem Rechner bearbeiten und dann weiter verwenden.
Wann benötige ich eine Einwilligung nach DSGVO?
Der Gesetzgeber trennt zwischen solchen Daten, die zur Vertragserfüllung zwingend notwendig sind und Daten, die der Betroffene freiwillig an den Verantwortlichen übermittelt. Datenverarbeitung, die für die Vertragsabwicklung erforderlich ist, darf laut DSVO ohne ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen durchgeführt werden. Es genügt die Information über die Rechtsgrundlage. Die Angaben sind Teil der Datenschutzerklärung. Bei einer Bestellung muss vom Kunden beispielsweise zwingend eine Lieferadresse angegeben werden. Ansonsten kann der Händler seine Vertragspflicht nicht erfüllen. Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist in dem Fall Art. 6 Absatz 1 b DSGVO. Auch wenn die Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten weitergeleitet werden müssen, ist eine rechtliche Grundlage gegeben. Sie müssen den Vertragspartner dann jeweils nur informieren.Wenn Sie zur Aufklärung über den Datenschutz unser Muster verwenden, stellen Sie sicher, dass die jeweilige Norm der Datenschutzgrundverordnung korrekt zitiert ist. In der Praxis werden aber oft viel mehr persönliche Daten vom Kunden, Mieter oder Arbeitnehmer abgefragt. Wenn beispielsweise der Vermieter die E-Mailadresse des Mieters in der Mieterakte notiert, dann ist diese nicht zwingend für die Erfüllung des Mietvertrages erforderlich. In dem Fall brauchen er vom Mieter die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 DSVO. Muster für Einwilligungserklärungen zu unterschiedlichen Zwecken stellen wir als PDF und DOC zum Download zur Verfügung. Egal, ob es um die Verwendung von Fotos von Mitarbeitern geht oder die Veröffentlichung der Namen von Vereinsmitgliedern auf dem schwarzen Brett – die schriftlichen Einwilligung des Betroffenen sichert Sie umfassend ab. Wichtig: Klären Siegleichzeitig immer auch über die Datennutzung und seine Rechte auf.
So erteilen Sie eine korrekte Selbstauskunft
Arbeitnehmer, Mieter, Vereinsmitglieder oder Kunden – alle diese Perso-nen können laut DSGVO jederzeit verlangen, dass ihr Vertragspartner sie über die Verwendung seiner Daten informiert. Es sind „Betroffene“ im Sinne der Verordnung. Diese Pflicht zur Selbstauskunft gab es bereits früher unter der Geltung des Bundesdatenschutzgesetzes. Als Verantwortlicher müssen Sie ganz genau angeben können, welche Angaben verwendet werden und auf welcher rechtlicher Grundlage dies erfolgt. Ein Vorlage zur Selbstauskunft nach DSGVO erleichtert Ihnen die Formulierung einer aussagekräftigen Erklärung. In Ihr Muster können Sie nach dem Download direkt am Rechner alle Angaben zu Ihren Datenverarbeitungsprozessen einarbeiten. Wenn Sie Rückfragen zu allen Themen haben, wenden Sie sich gerne an uns. Wir arbeiten eng mit Datenschutzbeauftragten und Anwältenzusammen und stehen Ihnen gerne mit konkreten Lösungen zur Seite.
Brauche ich eine Verpflichtungserklärung von meinen Mitarbeitern?
Bestimmte Daten dürfen Sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeiten. Und in jedem Fall sind die Interessenten oder Vertragspartner in vollem Umfang über die Datenverarbeitung personenbezogener Angaben zu informieren. Unter unserer Kategorie DSGVO finden von Datenschutzexperten erstellte Mustervorlagen und Formulare für Ihre Firma, Ihren Verein oder Ihre private Webseite. Wählen Sie aus den Formaten PDF oder DOC, um Ihre Datenschutz Vorlage direkt am Rechner anzupassen.
